Políticas de tratamiento y protección de datos personales
1. Responsable del tratamiento de datos personales
Nombre: Cooperativa de Cafetaleros del Norte del Valle-CAFENORTE
NIT: 891.900.475-1
Domicilio: Cartago Valle
Dirección de correspondencia: Calle 10 No. 6-87
Teléfono PBX: 2143810
Página Web: www.cafenorte.com.co
Correo electrónico: protecciondatoscafenorte@gmail.com
2. Objeto de la politica
La política para el tratamiento de datos personales en CAFENORTE, tiene como objeto establecer los lineamientos para la gestión y el tratamiento adecuado de los datos personales que administra, así como los derechos de los Titulares y la forma de ejercerlos.
3. Alcance
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de CAFENORTE, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
4. Obligaciones
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para CAFENORTE.
5. Normatividad legal y ámbito de aplicación
La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, desarrollados por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por CAFENORTE, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
6. Definiciones:
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, Documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
7. Encargados del tratamiento de datos personales
Serán encargados del tratamiento de datos personales, personas naturales o jurídicas, a quienes CAFENORTE les haya encomendado el tratamiento.
8. Tratamiento a que son sometidos los datos personales
La información recopilada por CAFENORTE es utilizada por esta y podrá ser compartida por terceros encargados de la información, aliados estratégicos y terceros. Excepcionalmente podrá ser cedida, transferida en el territorio nacional o al exterior manteniendo la confidencialidad, seguridad y protección.
El tratamiento se podrá realizar mediante procedimientos automatizados, informáticos, manuales, mecánicos, digitales o electrónicos o mediante una combinación de dos o más de estos: el tratamiento podrá incluir operaciones sobre los datos personales tales como: recolección, almacenamiento, conservación, organización, consulta, uso, evacuación, actualización, bloqueo, circulación, reproducción, destrucción, supresión, cesión, transferencia o transmisión a terceros y en general su procesamiento.
9. Finalidad común a todos los grupos de interes y terceros en generl
La información personal recopilada de los grupos de interés que se relacionan a continuación, así como la que se recolecte de terceros en general tienen las siguientes finalidades:
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la cooperativa en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
- Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de CAFENORTE.
- Responder a las preguntas y reclamos que se realicen a través de cualquiera de los canales autorizados que CAFENORTE ponga a disposición.
- Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y poscontractual de naturaleza comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de CAFENORTE.
- Confirmar la información personal que nos entreguen mediante el cruce de la misma con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos.
- Consultar y/o verificar la información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal Colombiano.
- Transferir y/o transmitir datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación con el objeto social y necesario para el cumplimiento de funciones.
- Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y establecimientos de comercio de CAFENORTE, con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas relacionadas con CAFENORTE, así como también la dirección y control de la actividad Laboral.
- Establecer controles de acceso tecnológicos y físicos para mantener la seguridad en la infraestructura física de las instalaciones y aplicativos de CAFENORTE.
- Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para toma de decisiones corporativas y/o estratégicas de la organización.
- Eventualmente CAFENORTE podrá compartir con terceros, algunos de sus datos personales de identificación, tales como nombre, apellido, cédula, número de teléfono celular o fijo, dirección de correo electrónico o dirección de domicilio para el cumplimiento de su objeto social, manteniendo la confidencialidad, seguridad y protección.
- Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, conocido o por conocerse, informaciones y notificaciones de carácter general, institucional, comercial y/o de mercadeo, relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por CAFENORTE, unidades de negocio y/o establecimientos de comercio asociados.
- Consultar su información para la realización de evaluaciones y/o seguimiento de la calidad del producto recibido o entregado que permitan tomar decisiones, consultar su información para fines de realización de eventos y su retroalimentación.
- Publicar y divulgar el uso de imágenes, datos personales, voces, fotos, sonidos y filmaciones magnéticas entre otras, durante los eventos y programas realizados por el área de Educación y Promoción cooperativa , Unidad de Comunicaciones y demás áreas de CAFENORTE.
- Entrega de información a las autoridades judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de sus funciones públicas.
- Registros contables, cumplimiento y control de obligaciones.
9.1 Candidatos en proceso de selección
La información suministrada por candidatos en proceso de selección se utilizará con las siguientes finalidades:
- Confirmación de la veracidad de la información suministrada, consulta de referencias, de antecedentes en bases de datos oficiales.
- Verificación y valoración de la idoneidad académica, laboral y personal del candidato a ejercer el cargo.
- Entrega de información a terceros que apoyan el proceso de selección para su análisis, verificación y valoración.
9.2 Colaboradores activos
La información personal de los colaboradores se utilizará con las siguientes finalidades:
- Cumplimiento de la normatividad vigente, del contrato, ejecución y cumplimiento de los actos jurídicos perfeccionados y de las ordenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas.
- Entrega de certificaciones o información sobre la relación laboral por solicitud, autorización, o por gestión del colaborador.
- Entrega de información a terceros que apoyen la gestión humana en aspectos tales como: Formación, evaluación, certificación, verificación, comparación de competencias laborales y todo tipo de procesos necesarios para ejecución de la relación laboral.
- Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos y cajas de compensación familiar.
- Entrega de información personal a terceros para actividades de bienestar, y generación de beneficios, suscripción de convenios a favor de los colaboradores y/o sus grupos familiares.
- Gestión y envío de información solicitada por las instituciones educativas para el caso de los aprendices o practicantes.
- Actividades de salud ocupacional.
- Utilizar los datos personales del trabajador para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden en CAFENORTE.
- Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral del trabajador en CAFENORTE.
- Utilizar los datos de carácter personal de los trabajadores, practicantes y aprendices para realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina.
- Realizar pagos a terceros, previa autorización de los trabajadores.
9.3 Grupo familiar y/o beneficiarios del colaborador
La información personal proporcionada por el grupo familiar y los beneficiarios del colaborador se utilizarán para las siguientes finalidades:
- Organización, sistematización y archivo de los datos proporcionados.
- Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, además de responsabilidad social empresarial.
- Solicitud de información y entrega de datos personales a terceros para la gestión de contratos a favor del grupo familiar y/o de los beneficiarios establecidos.
- Comunicación y contacto en casos especiales.
- Entrega de información personal a terceros para actividades de bienestar, y generación de beneficios, suscripción de convenios a favor de los colaboradores y/o sus grupos familiares.
9.4 Colaboradores retirados
Finalizada la relación laboral, CAFENORTE utilizará la información personal de los ex colaboradores para las siguientes finalidades:
- Cumplimiento de la normatividad vigente y de las ordenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de sus funciones públicas.
- Entrega de certificaciones, constancias o información sobre la relación contractual con el ex colaborador.
- Conservación de información para entidades encargadas de la gestión parafiscales.
9.5 Asociados
Los datos personales y financieros de asociados, personas naturales o jurídicas, cuyo ingreso es aprobado por el Consejo de Administración, mantiene una relación económica y social. Los asociados están vinculados a actividades agropecuarias y en particular a la producción de café en todos sus aspectos, para lo cual se tiene información de los asociado, de su grupo familiar y de terceras personas que el relaciona voluntariamente en el formulario de vinculación.
La información suministrada por los asociados se utilizará con las siguientes finalidades:
- Recolectar, registrar, gestionar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de Asociado de CAFENORTE.
- Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Asociado de CAFENORTE de acuerdo con lo estipulado en los estatutos.
- Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a CAFENORTE y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de ésta.
- Remitir información a Órganos de control.
- Ejecución y cumplimiento de los estatutos, reglamentos, protocolos y demás actos jurídicos.
- Presentar, comunicar y ofrecer por cualquier medio de comunicación los productos y servicios propuestos por CAFENORTE.
- Realizar el cobro de las obligaciones contraídas con CAFENORTE.
- Remitir publicidad y publicaciones relacionadas con las actividades desarrolladas por CAFENORTE.
- Envío de correspondencia y demás información relacionada con CAFENORTE.
- Realizar convocatorias.
- Presentar, comunicar y ofrecer productos y servicios de asesorías agroindustriales y/o asistencia técnica a los Asociados que sean brindadas por CAFENORTE y por terceros.
- Contactar por cualquier medio de comunicación para la participación a capacitaciones y eventos organizados por CAFENORTE.
- Evaluar la calidad del servicio ofrecido.
- Emisión de certificaciones relativas a la relación del Titular del dato con CAFENORTE.
- Realizar reporte del comportamiento de los Titulares a los operadores de información y/o centrales de riesgo de las obligaciones crediticias contraídas con CAFENORTE.
9.6 Clientes
La información suministrada por los clientes se utilizará con las siguientes finalidades:
- Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de CLIENTE de CAFENORTE.
- Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de CAFENORTE.
- Realizar reporte del comportamiento de los Titulares a los operadores de información y/o centrales de riesgo de las obligaciones crediticias contraídas con CAFENORTE.
- Informar sobre los productos y servicios de CAFENORTE.
- Brindar asistencia de interés general a los CLIENTES de CAFENORTE.
- Enviar información por medios físicos y/o digitales, conocidos o por conocerse acerca de eventos, promociones y ofertas comerciales relacionadas con los productos y servicios de CAFENORTE, de manera que permitan identificarlo como nuestro cliente.
- Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos y/o comerciales respecto su conducta de consumo.
- Responder a las consultas y reclamos que se realicen a través de cualquiera de los canales que CAFENORTE ponga a disposición de los clientes y usuarios de sus productos y servicios. Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercadeo de los servicios y productos prestados y ofrecidos por CAFENORTE.
9.7 Caficultores no asociados, proveedores o terceros
La información personal de los no asociados, proveedores y terceros se utilizará con las siguientes finalidades:
- Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de productor no asociado, proveedor o tercero relacionado con CAFENORTE.
- Compra o contratación de bienes y servicios para CAFENORTE.
- Generación de certificaciones sobre el Titular de la información y la relación contractual sostenida.
- Evaluar los productos y servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor o tercero relacionado con CAFENORTE.
- Enviar información por medios físicos y/o digitales, conocidos o por conocerse acerca de eventos y demás información de interés para mantener su relación como proveedor o tercero relacionado con CAFENORTE.
- Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a CAFENORTE y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de ésta.
- Brindar asistencia técnica y atención al cliente referente a consultas y reclamos, de interés general a los Asociados y no Asociados de CAFENORTE.
9.8 Video vigilancia
La información recolectada por estos mecanismos se utilizará en CAFENORTE para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas, o como prueba en cualquier tipo de proceso interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las normas legales.
Las imágenes solo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explicitas y que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.
9.9 Reloj biometrico
La información capturada en este sistema realiza el reconocimiento de huella digital y facial, captura el rostro o huella de la persona y será utilizada con las siguientes finalidades:
- Control de asistencia para colaboradores de CAFENORTE.
- Control de entrada y salida del personal de CAFENORTE.
10. Tratamiento de datos personales de niños y adolescentes
CAFENORTE ha obtenido y puede tener y tratar datos de niños, niñas y adolescentes. Esta información corresponde a hijos menores de sus colaboradores y asociados, practicantes y aprendices. En estos casos y de acuerdo con la finalidad señalada para grupo de interés en el numeral anterior. CAFENORTE además del cumplimiento de los requisitos constitucionales y legales de protección de datos personales, se asegurará de que la finalidad del tratamiento responda y respete el interés superior de los niños y niñas y adolescentes; no pondrá en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales y atendiendo a la madurez del niño, niña o adolescente, tendrá en cuenta su opinión.
11. Derechos que asisten al titular de la información
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CAFENORTE. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a CAFENORTE salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581.
- Ser informado por CAFENORTE, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
12. Atención a los titulares de datos
Sandra Viviana Valencia R. funcionaria de CAFENORTE será el Oficial de protección de datos para las peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: 2143810. Correo electrónico: protecciondatoscafenorte@gmail.com
Dirección: Calle 10 6-87, Cartago Valle.
13. Procedimiento para ejercer los derechos del titular
Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
- Al menos una vez cada mes calendario
- Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a CAFENORTE enviando, mediante correo electrónico a: protecciondatoscafenorte@gmail.com , indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la calle 10 6-87, CARTAGO
La solicitud deberá contener los siguientes datos:
- Nombres y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
- Visualización en pantalla.
- Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
- Correo electrónico u otro medio electrónico.
Una vez recibida la solicitud, CAFENORTE resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a CAFENORTE. Enviado, mediante correo electrónico protecciondatoscafenorte@gmail.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la Calle 10 N° 6 – 87, CARTAGO. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o actualización.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
CAFENORTE resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
14. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 CAFENORTE procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.cafenorte.com.co dirigido a los Titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como Titulares de datos personales alojados en las bases de datos de CAFENORTE.
15. Medidas de seguridad
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 CAFENORTE adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información
16. Vigencia
Las bases de datos responsabilidad de CAFENORTE, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. CAFENORTE, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La última versión de la presente política de tratamiento tendrá vigencia desde 01 de julio de 2020.
Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.cafenorte.com.co